Nỗi sợ mất năng suất đi cùng nỗi kinh hoàng tụt doanh thu đã khiến đông đảo nhà lãnh đạo thực hiện các biện pháp giám sát nhân viên sát sao. Nhưng ngược lại với các hành động này, nhân viên thường tỏ ra bức xúc, cảm thấy bị kiểm soát quá mức làm phát sinh hành vi phản kháng như thiếu tôn trọng nhà quản lý, giảm hiệu suất làm việc… Vậy làm thế nào để theo dõi tiến độ công việc của nhân viên nhưng không ảnh hưởng đến quyền riêng tư của họ, 5 phương pháp dưới đây sẽ hữu ích với các nhà lãnh đạo hiện hành.
Ưu và nhược điểm của giám sát nhân viên
Một vài thống kê vào năm 2018 của Gartner trước khi đại dịch Corona bùng phát khiến nhân viên phải làm việc tại nhà cho biết: “Trong số 239 tập đoàn lớn, 50% trong số này đang theo dõi nội dung email, tài khoản mạng xã hội, người đã gặp và cách sử dụng không gian làm việc của nhân viên công ty”. Một năm sau, một cuộc khảo sát của Accenture về các giám đốc điều hành C-suite báo cáo rằng 62% tổ chức của họ đang tận dụng các công cụ mới để thu thập dữ liệu về nhân viên. Hai dẫn chứng cho thấy các công ty chỉ khác nhau phương pháp thực hiện và giám luôn là điểm ưu tiên cần thực hiện.
Thực tế cho thấy, trong thời kỳ công nghiệp hóa như hiện nay không thiếu các công cụ kỹ thuật số để giám sát nhân viên. Nhiều dịch vụ theo dõi ẩn, nguồn cấp dữ liệu video trực tiếp, theo dõi bàn phím, nhận dạng ký tự quang học, ghi lại thao tác gõ phím hoặc theo dõi vị trí được phát triển nhanh chóng chỉ trong vài năm ngắn ngủi.
Một vài ví dụ điển hình về việc sử dụng công cụ hỗ trợ giám sát: công ty Hubstaff đã chụp màn hình ngẫu nhiên một vài nhân viên và đặt báo cáo 1 hoặc 2 lần trong mỗi phút để giám sát hành động của họ. Một công ty khác nữa là Teramind đã nắm bắt tất cả hoạt động của bàn phím và ghi lại tất cả thông tin vào nhật kí toàn diện nhằm phân tích hành vi nhân viên đang làm việc.
Dù hoạt động hiệu quả nhưng việc giám sát cũng đi kèm với nhiều rủi ro vì nó có nguy cơ làm xói mòn lòng tin giữa người sử dụng lao động và người lao động. Accenture nhận thấy 53% nhân viên tin rằng việc xử lý sai dữ liệu sẽ làm tổn hại đến lòng tin của họ. Và chỉ 30% giám đốc điều hành của C-suite được thăm dò ý kiến tiết lộ họ biết cách sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả và có trách nhiệm.
Mặt khác, nhân viên cảm thấy vô cùng căng thẳng khi liên tục bị giám sát, đây là nguyên nhân không chỉ khiến họ không hài lòng mà còn dẫn đến kiệt sức vì làm việc quá mức. Trớ trêu thay, thay vì giám sát để tăng hiệu quả thì lại làm giảm năng suất làm việc. Tệ hơn nữa, việc giám sát có thể dẫn đến các phản ứng dữ dội khác như vào năm 2019, nhân viên của Google đã đồng lòng công khai các công cụ gián điệp được cho là tạo ra để trấn áp bất đồng nội bộ.
Nhận thấy được điều này, nhiều tổ chức đã cam kết sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tốt hơn đặc biệt tập trung vào sự đa dạng và hòa nhập. Mặc dù vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lo lắng về năng suất và lợi nhuận kinh doanh nên vẫn không ngừng tìm kiếm các phương pháp tốt hơn.
5 Phương pháp hỗ trợ giám sát hiệu quả
1. Đặt KPI
Việc áp dụng các con số vào giám sát, cụ thể là KPI cho từng cá nhân đã giảm thiểu sự can thiệp của nhà lãnh đạo vào việc theo dõi từng nhân viên khá nhiều. Ở đây, điều mà người quản lý cần nắm là nhân viên của mình có đạt được con số đề ra hay không mà không cần quan tâm đến họ đã làm những gì để đạt con số này.
Việc được giao trọng trách về doanh thu hay số lượng công việc cụ thể đã khiến nhân viên tự giác tăng tốc, hoàn thành nhiệm vụ mà không cần đến sự tác động của cấp trên. Nếu họ không hoàn thành được mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian dài, lúc này nhà lãnh đạo có quyền sa thải hoặc giảm lương mà không gặp bất kỳ phàn nàn hay giảm bớt niềm tin của nhân viên.
2. Minh bạch với nhân viên
Một phần và cốt lõi của việc tôn trọng một người là dành thời gian để giao tiếp và trung thực với đối phương. Nhà lãnh đạo hãy trao đổi với nhân viên về những gì họ đang theo dõi và lý do vì sao và cho nhân viên cơ hội đưa ra phải hồi về những hành động này. Chia sẻ kết quả giám sát và cung cấp hệ thống để nhân viên có thể kháng nghị các quyết định mà họ có thể bị ảnh hưởng bởi dữ liệu thu thập được.
Tính minh bạch giúp tăng tỷ lệ chấp nhận của nhân viên. Gartner phát hiện ra rằng chỉ 30% nhân viên cảm thấy thoải mái khi được nhà quản lý theo dõi email khi không được thông báo nhưng con số năng tăng đến 50% khi người lao được được chia sẻ lý do họ bị giám sát.
3. Tưởng thưởng và hình phạt
Phần mềm theo dõi hoặc giám sát không chỉ là công cụ để đe dọa nhân viên mà nó còn là cách để tuyên dương những người làm việc hiệu quả, có trách nhiệm với công việc. Vì vậy công bằng mà nói, tổ chức/công ty nên áp dụng mức thưởng và mức phạt cho người hoàn thành tốt và những người cần cải thiện, điều này sẽ giúp thúc đẩy sự phát triển của các nhân viên.
4. Biết chấp nhận hoàn cảnh
Đừng nên chỉ dựa vào những con số trong phần mềm theo dõi để đánh giá năng lực của nhân viên trong thời điểm hiện tại. Vì rất có thể bạn sẽ sa thải một nhân viên tốt, giúp ích cho công ty. Ví dụ: một nhân viên làm việc nhanh chóng, xử lý vấn đề tốt nhưng thường xuyên đi muộn vì lý do con nhỏ hay nhà xa. Lúc này nhà quản lý nên nói chuyện trực tiếp và trao đổi với nhân viên này để tìm ra khuynh hướng giải quyết tốt nhất thay vì sa thải ngay lập tức.
5. Thỉnh thoảng buông lỏng giám sát
Giám sát thúc đẩy công việc là điều dễ hiểu nhưng một vài thời điểm như chúc mừng nhân viên xuất sắc, khen thưởng hay một vài trường hợp ngoại lệ nhà lãnh đạo nên buông lỏng giám sát nhằm cho nhân viên không gian thoải mái, giảm áp lực và tăng niềm tin của nhân viên với công ty hơn.
Cuối cùng nhân viên là tài sản quý giá nhất công ty, vì vậy hãy có những biện pháp phù hợp để duy trì sự nỗ lực, tôn trọng của nhân viên hơn sự giám sát bóp nghẹt. Nếu bạn đang là nhà quản lý, hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn.
