COVID-19 đã khiến nhiều công ty phải đề nghị nhân viên làm việc tại nhà. Đối với nhiều người, làm việc từ xa là một thực tế mới và một số người phải bắt đầu làm quen với nó. Dưới đây là một số mẹo làm việc từ xa hiệu quả từ nhóm Primer của Google mà bạn có thể tận dụng tối đa trong mọi tình huống mà Pi Institute hân hạnh tổng hợp mang đến cho quý anh chị doanh nhân.
Dù xuất phát từ sự lựa chọn hay bắt buộc, làm việc tại nhà vẫn có những lợi ích nhất định, như việc hạn chế việc đi lại hàng ngày của bạn. Nhưng nó cũng có nghĩa là bạn cần tự tạo động lực cho bản thân và tận dụng thời gian của mình giống như khi đang làm việc trên văn phòng. Dưới đây là 4 bí quyết mà bạn có thể áp dụng để giữ sự trách nhiệm, hợp tác và hiệu quả khi làm việc tại nhà.
1. Tạo không gian làm việc kích hoạt não bộ
Khi bạn làm việc tại văn phòng, thói quen hàng ngày và việc đi lại mỗi ngày sẽ giúp não bộ của bạn sẵn sàng cho một ngày làm việc. Khi bạn làm việc từ xa, bạn có thể sáng tạo bằng việc “khởi động một ngày” để kích hoạt não bộ cho một ngày làm việc như bình thường, như việc: tập thể dục, đọc tin tức hoặc pha cà phê.
Một không gian làm việc cũng có thể là vấn đề cốt lõi. Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có thể ngồi xuống và làm việc hiệu quả ở bất kỳ nơi đâu. Nhưng nếu bạn cần sự nguyên tắc hơn, việc thiết lập một không gian làm việc được chỉ định – đó có thể là một phòng riêng, một bàn làm việc đầy đủ thiết bị hoặc đơn giản là một phần sạch sẽ của chiếc bàn ăn cũng có thể giúp não bộ nhận biết đó là nơi bạn làm việc hiệu quả và không bị phân tâm.
Về việc mất tập trung khi đang làm việc, đây thực sự là một thách thức lớn nhất khi làm việc từ xa. Để giữ cho não bộ luôn trong chế độ làm việc, bạn cần tránh làm những công việc không liên quan trong thời gian làm việc của mình. Chẳng hạn, bạn cần sắp xếp thời gian riêng để giặt quần áo thay vì xử lý chúng khi đang cố gắng hoàn thành bài thuyết trình.
2. Luôn có một danh sách tạo động lực
Một danh sách cần làm đơn giản có thể tạo nên điều kỳ diệu cho bạn trong việc làm việc có tổ chức, có động lực và làm việc có hiệu quả khi bạn làm việc ở nhà. Khi bạn lên danh sách, hãy nghĩ về các mục tiêu lớn, dài hạn giống như hoàn thành một dự án cũng như các mục tiêu nhỏ như hoàn thành các nhiệm vụ để dẫn đến mục tiêu lớn đó.
Việc kiểm tra các mục tiêu nhỏ hơn đó để biết bạn đang tiến bộ và tạo động lực để bạn nỗ lực làm việc suốt cả ngày. Và bạn sẽ cảm thấy dường như công việc trở nên dễ dàng hơn nhiều khi nó không còn là một nhiệm vụ quá sức. Viết ra danh sách mục tiêu, động lực của bạn thay vì chỉ để trong đầu cũng là cách giúp bạn có thêm bộ nhớ để ghi nhớ thêm những việc cần làm khác. Điều này cũng giúp bạn có thêm niềm vui khi thấy mình có thể hoàn thành các nhiệm vụ trong danh sách và tiếp tục duy trì động lực làm việc.
3. Lên kế hoạch cho tất cả mọi thứ
Làm việc từ xa cũng đòi hỏi một lịch trình giống như làm việc tại văn phòng như thường lệ, ngoại trừ việc bạn là người duy nhất phải tự chịu trách nhiệm. Điều đó không có nghĩa là cả ngày bạn chỉ vùi đầu vào công việc (dĩ nhiên công việc rất quan trọng nhưng bạn cũng cần có khoảng thời gian nghỉ ngơi để làm mới tinh thần, thể chất và cảm xúc) chỉ là bất kỳ hoạt động nào trong khoảng thời gian làm việc cũng đều cần được lên kế hoạch.
Khi lập kế hoạch, bạn cần tính đến các vấn đề khác trong cuộc sống và tạo thói quen để cân bằng giữa công việc và những vấn đề đó. Nếu bạn có con, việc chăm sóc con cái mỗi ngày cũng cần được lên đưa vào thời gian biểu mỗi ngày. Nếu bạn chơi thể thao hoặc tham gia hoạt động tình nguyện, bạn cũng cần sắp xếp thời gian để hoàn thành công việc trước hoặc sau những hoạt động này.
Một khi bạn đã thiết lập lịch trình cho mình, hãy cho những đồng nghiệp biết được lịch trình làm việc đó. Bằng cách này họ sẽ biết khi nào bạn có thời gian rảnh để gặp và khi nào bạn bận rộn để giải quyết các công việc cá nhân khác. Đây cũng là một ý tưởng hay ho để đảm bảo bạn bè và gia đình của bạn biết được lịch trình của bạn và tôn trọng nó. Đặt ra các giới hạn và sự kỳ vọng bằng cách cho mọi người biết rằng làm việc từ xa không có nghĩa là lúc nào bạn cũng rảnh rỗi.
4. Tạo quy trình hợp tác
Làm việc tại nhà có vẻ như là một trải nghiệm làm việc đơn độc của mỗi người nhưng nó vẫn có sự liên quan đến việc tương tác với những người khác. Cho dù đó là cuộc họp của nhóm, nhận các nhiệm vụ, đưa ra các quyết định hoặc đưa ra và nhận về các phản hồi. Do đó, điều quan trọng cần làm là thiết lập các phương thức hợp tác khi làm việc từ xa.
Mặc dù email có thể là công cụ hiệu quả khi đưa ra các quyết định chính thức hoặc chuyển giao thông tin nhưng các hộp thư đến của mọi người có thể nhanh chóng bị tắc nghẽn. Nếu bạn cần hỏi hoặc gửi thông tin cập nhật nhanh cho nhóm của mình, các ứng dụng chat của Google như Hangouts hoặc Slack sẽ là lựa chọn lý tưởng.
Vận dụng trí tuệ tập thể hoặc việc thảo luận tập thể là yêu cầu thường thấy của các cuộc họp chính thức. Nói chuyện trực tiếp có thể là cách thông thường, nhưng trong điều kiện làm việc từ xa bạn có thể xem xét phương pháp họp trực tuyến/hội nghị truyền hình (videoconferencing). Cuộc họp trực tuyến/hội nghị truyền hình là một cách tuyệt vời để có những lần họp mặt thường xuyên với các cộng sự của bạn. Điều này sẽ giúp bạn có thể theo kịp những gì người khác đang làm và cũng giúp mọi người có thể duy trì mối quan hệ mà không bị lãng quên khi không cùng nơi làm việc.
