Trong nhiều tình thế bắt buộc, các tổ chức buộc phải áp dụng chính sách làm việc tại nhà và chỉ bằng các kênh online. Kết quả là các nhà lãnh đạo marketing được giao nhiệm vụ quản lý một nhóm làm việc phân tán, thay đổi cách giao tiếp và cần xác định cách phân bổ ngân sách một cách tốt nhất.
Đang có sự gia tăng theo cấp số nhân của số lượng các sự kiện ảo được tổ chức trên mọi lĩnh vực do đại dịch COVID-19. Các nhóm marketing hiện đang thử nghiệm các cuộc hội thảo ảo. Các chuyên gia marketing B2B đang tăng gấp đôi về việc sản xuất và quảng bá các hội thảo video trực tuyến dựa trên nền tảng web (webinars). Và các nhà marketing đang cạnh tranh nhau để tìm ra cách tham gia các hội nghị và các chương roadshow. Bằng nhiều năm kinh nghiệm, đặc biệt là trong thời gian qua, chúng tôi đã phát triển một sơ đồ chiến thuật đã được chứng minh để thông báo và quảng bá các sự kiện ảo. Dưới đây là tóm tắt những gì chúng tôi sẽ trình bày trong bản hướng dẫn này:
1. Lựa chọn người phát ngôn
Dĩ nhiên, khi tham dự một sự kiện nào đó mọi người sẽ muốn biết được người nói là ai và họ có nền tảng chuyên môn liên quan đến sự kiện như thế nào. Nếu không, chắc chắn họ sẽ tự hỏi tại sao họ phải lắng nghe thông tin từ người đó?
Nếu thương hiệu của bạn đang tổ chức một hội thảo trực tuyến thì hãy chắc chắn giao tiếp như một thương hiệu. Nếu nhóm của bạn đang giới thiệu một tính năng của một sản phẩm mới, hãy giao tiếp với tư cách như một nhóm. Và nếu bạn là một cá nhân tổ chức một hội thảo online, bạn cần có ý tưởng.
Người phát ngôn mà bạn lựa chọn cho sự kiện ảo tùy thuộc vào kênh và format chương trình mà qua đó bạn muốn chia sẻ thông điệp của bạn. Email có thể dễ dàng được gửi bởi các cá nhân nhưng trên mạng xã hội, bạn có thể nói với tư cách là một thương hiệu trừ khi nội dung của hội thảo là nơi có thể trò chuyện trực tiếp với những người nghe.
2. Phân loại khán giả
Rất có thể các khán giả mà bạn có cơ hội có thể tiếp cận bao gồm những người có sở thích và nền tảng chuyên môn đa dạng. Với cách nghĩ này, thật sự không đơn giản để điều hướng khán giả chỉ trong lần đầu tiếp cận. Thay vào đó, hãy xác định các nhóm người tham dự khác nhau có chung sở thích, nhu cầu, vai trò và gửi một thông điệp riêng sao cho phù hợp với mỗi người. Các nhóm đối tượng phổ biến thường là các nhân viên nội bộ và nhân viên bên ngoài, lãnh đạo và khách hàng hoặc một nhân vật nào đó.
Giả sử bạn đang tổ chức một cuộc hội thảo trực tuyến về các giải pháp an ninh mạng, bạn có thể nhóm các khán giả của mình theo từng cá nhân để các nhân viên kinh doanh có thể nhận được một thông điệp khác so với một nhân viên kỹ thuật nhận được.
Nhân viên kinh doanh là người mua và quan tâm nhiều hơn đến lợi nhuận nên thông điệp nên nói về các giải pháp sẽ tiết kiệm tiền của công ty bằng cách ngăn chặn các cuộc tấn công trên mạng. Còn đối với nhân viên kỹ thuật, thông điệp được gửi đến nên tập trung vào các chi tiết cụ thể về giải pháp hoạt động vì điều đó quan trọng hơn đối với họ. Khi được thực hiện một cách chu đáo, phương pháp này có thể giúp bạn thu hút khán giả hiệu quả hơn, tạo trải nghiệm tốt hơn cho người dùng và cải thiện kết quả.
3. Xác thực các phân tích và báo cáo
Peter Drucker, một bậc thầy quản lý đã nói: “Những gì được đo lường được thì quản trị được”. Trước khi thông báo sự kiện của bạn, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các phân tích của bạn được đặt đúng chỗ để bạn có thể biết được kênh và thông tin nào đang tạo ra kết quả tốt nhất.
Làm thế nào để thực hiện được điều đó là tùy thuộc ở bạn. Nó có thể đơn giản như cách gắn thẻ cho mỗi liên kết bằng UTM hoặc phức tạp như có các trường biểu mẫu ẩn phát hiện và chuyển qua dữ liệu kênh giới thiệu theo chương trình.
Thiết lập phân tích không đầy đủ hoặc không có phân tích sẽ khiến cho bạn gặp khó khăn hơn trong việc học hỏi từ những sai lầm, xác định các chiến lược hiệu quả nhất và tổ chức thành công các sự kiện ảo trong tương lai.
4. Thực hiện thông báo đa kênh
Một thông báo đa kênh sẽ hướng lưu lượng truy cập đến sự kiện ảo của bạn nhiều hơn so với việc bạn chỉ giới hạn ở một hoặc hai kênh. Điều này có nghĩa là bạn sẽ muốn kết hợp cả website, các trang tìm kiếm, mạng xã hội, email, quảng cáo hiển thị và nhiều kênh khác để quảng bá sự kiện của bạn. Trong nhiều tổ chức, các cá nhân hoặc các nhóm khác nhau sẽ được sở hữu các kênh và thuộc tính được đề cập ở trên. Vì lẽ đó, bạn có thể muốn xác định một cá nhân người sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng mỗi kênh sẽ phù hợp với một thị trường rộng lớn hơn.
Đặc biệt, nếu sự kiện ảo có tầm quan trọng chiến lược, bạn nên tập trung vào các chiến thuật này:
- Website: Thêm cửa sổ popup hoặc thanh quảng cáo.
- Mạng xã hội: cung cấp thông báo qua tài khoản mạng xã hội của đội ngũ nhân viên và chạy quảng cáo để thông báo sự kiện.
- Quảng cáo tìm kiếm: Thêm một liên kết đến sự kiện từ chiến dịch tìm kiếm thương hiệu của bạn.
Lợi ích của việc quảng bá sự kiện thông qua nhiều kênh là một số người sẽ thấy thông báo nhiều lần, vài lần và điều đó sẽ tốt hơn khi họ chỉ thấy được một lần duy nhất. Trên thực tế, trong tâm trí của họ, quảng cáo nhiều lần sẽ tạo một thông điệp rõ ràng: Sự kiện này rất lớn. Hơn nữa, các kết quả của bạn sẽ tăng thêm vì khách hàng tiềm năng của bạn sẽ thấy được thông điệp và tham dự sự kiện.
5. Chạy quảng cáo hiển thị lại mục tiêu
Nhắm chọn lại các quảng cáo hiển thị (retargeting display ads) tiếp tục là cách hợp lý nhất để tạo ra các tương tác chất lượng nhưng chúng lại thường bị bỏ quên khi nhắc đến marketing sự kiện ảo mà không có bất cứ lý do nào.
Tất cả chúng tôi đã được nhắm chọn lại và trong khi một số người coi đó là sự xâm phạm quyền riêng tư, giống như khi đôi giàu mà họ xem trên Amazon lại theo dõi họ xuyên qua cả Facebook. Thực tế của vấn đề là một quảng cáo mục tiêu lại được đặt đúng chỗ và quảng cáo nhắm chọn lại một cách chu đáo lại tiếp tục là một trong những chiến thuật quảng cáo đáng tin cậy trong việc quảng bá sự kiện ảo.
6. Xác định nguồn kết quả
Đến bây giờ, nếu phân nhóm khuyến mãi của bạn vẫn đang lộn xộn, mọi người đang tương tác với nội dung và các chuyển đổi đang gặp khó khăn, bạn có thể tìm thấy một nội dung email marketing vượt trội so với những email khác hoặc một kênh đang thúc đẩy tất cả các chuyển đổi trong khi các kênh khác thì không. Dù là trong trường hợp nào, bạn nên dùng các khám phá này để thúc đẩy cho chuỗi nội dung cho sự kiện ảo tiếp theo của mình.
Như một lời cảnh báo, đừng nhìn vào dữ liệu của bạn theo một góc nhìn xa rời thực tế. Thay vào đó, hãy đặt dữ liệu của bạn ở một góc quan sát rộng hơn trong suốt hành trình tiêu dùng của khách hàng. Rất thường xuyên, những nhà marketing sẽ tìm thấy hiển thị bên ngoài và các điều hướng xã hội chuyển đối ít hơn so với các kênh như tìm kiếm tính phí.
Không phải tất cả các kênh quảng cáo đều thực hiện giống nhau. Cùng một thời điểm, không phải kênh nào cũng thúc đẩy sự tham gia phản hồi trực tiếp. Hãy chú ý đến vai trò của mỗi kênh trong suốt hành trình sử dụng của người dùng.
7. Đưa ra thông báo khác
Mặc dù thông báo thứ hai này nên được tối ưu hóa dựa trên các quan sát từ thông báo đầu tiên nhưng về cơ bản thông điệp trong bản thông báo sau đó về cơ bản nên tương tự với thông báo đầu tiên. Bạn có thể đẩy thông điệp này qua mạng xã hội và email nhưng bạn vẫn nên đảm bảo rằng nó có thể hiển thị trên các kênh thụ động trên trang web và trang tìm kiếm của bạn.
8. Gửi một thông báo trong ngày với các chi tiết quan trọng
Bạn không cần phải điều chỉnh thông điệp này hoặc lo lắng về việc nhóm các thành viên trong nhóm khán giả của bạn. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc truyền tải các chi tiết quan trọng mà người dùng cần để tham dự sự kiện ảo của bạn.
Thông báo cùng ngày sẽ ngăn chặn việc người đăng ký bỏ học ngay trong ngày diễn ra sự kiện do sự bất tiện có thể tránh được, chẳng hạn như đặt sai link hoặc quên thời gian sự kiện bắt đầu. Bạn có thể dễ dàng truyền thông điệp qua email, mạng xã hội và đảm bảo rằng những người truy cập vào trang chủ có thể tìm thấy những chi tiết này một cách dễ dàng.
9. Sau sự kiện, hãy theo dõi với một lời cảm ơn và điều chỉnh các bước tiếp theo
Những người tham dự của bạn vừa trao tặng cho bạn thời gian quý báu của họ nên hãy cảm ơn họ vì điều đó sau mỗi sự kiện. Và bởi vì họ đã bày tỏ sự quan tâm chính đáng đến những gì bạn đã cung cấp, hãy chắc chắn rằng bạn đã mang đến lời kêu gọi hành động rõ ràng với các bước tiếp theo. Bước này có thể là bất cứ việc gì, từ việc lên lịch một cuộc trò chuyện với nhân viên bán hàng để có được một tài sản cao cấp.
10. Học hỏi thêm kinh nghiệm và thực hiện lại nhiều lần
Như với hầu hết mọi thứ, sự lặp lại sẽ tạo sự cải thiện khi tổ chức một sự kiện ảo. Và sự kiện ảo tốt nhất mà bạn tổ chức sẽ là sự kiện tiếp theo của bạn.
