Khi trách nhiệm ngày càng tăng, bộ phận quản trị nhân sự phải tìm đến sự trợ giúp của phần mềm để giải quyết công việc một cách hiệu suất nhất. Hiểu nhu cầu này, các công ty sản xuất phần mềm đã không ngừng cải tiến sản phẩm của mình nhằm đáp ứng đa dạng hơn trong lĩnh vực. Một phần mềm quản trị nhân sự được xem hoàn hảo nếu giải quyết tốt các yêu cầu về tuyển dụng, sa thải, quản lý lợi ích và quản lý hiệu suất.
Phần mềm quản trị nhân sự là gì?
Định nghĩa
Phần mềm quản trị nhân sự là một bộ công cụ được sử dụng với mục đích quản lý nguồn nhân lực và các quy trình liên quan suốt vòng đời của một nhân viên. Ứng dụng phần mềm cho phép một doanh nghiệp hiểu đầy đủ về lực lượng lao động của mình trong khi vẫn tuân thủ các luật thuế và quy định lao động đang thay đổi.
Đối tượng quản lý chính của phần mềm là tất cả thành viên trong một tổ chức. Trong đó, không chỉ thành viên của bộ phận quản trị nhân sự chịu trách nhiệm quản lý phần mềm mà còn có cả quản lý cấp cao hoặc leader (nếu được trao quyền).
Các tính năng chính của phần mềm:
– Theo dõi ứng viên: gồm hoạt động tuyển dụng, hướng dẫn và giới thiệu nhân viên mới.
– Quản trị lợi ích: là lộ trình lên kế hoạch và đưa ra các chương trình đào tạo cho nhân viên với mục đích phát triển kỹ năng mới, rèn luyện phương pháp làm việc…
– Quản lý nhân viên: nơi ghi chép và lưu trữ thông tin cá nhân của từng nhân viên. Ngoài ra, tính năng này còn cung cấp cổng thông tin trung tâm hỗ trợ các quy trình phân tích, báo cáo và tuân thủ các chuẩn mực đề ra. Từ đó, cấu trúc nhân viên thành các phòng ban, tổ chức cụ thể để dễ dàng quản lý hơn.
– Tối ưu hóa: đây là tính năng ít sử dụng nhất trong quản trị nhân sự. Nó chỉ có giá trị khi công ty đứng trước các biến động kinh tế, sáp nhập/mua lại hoặc thay thế người lãnh đạo.
– Tính lương: thuộc nhóm chức năng chính của các phần mềm quản trị nhân sự. Chức năng tính lương bao gồm các khoản thưởng, lợi nhuận và chi phí lương của nhân viên & người sử dụng lao động. Ngoài ra, tính năng trả lương còn thực hiện thao tác khai thuế và khoản ứng một cách tự động.
– Quản lý lực lượng lao động: theo dõi sự phát triển của nhân viên, đánh giá quản lý và ghi lại các khoản kỷ luật nhằm mang đến môi trường cạnh tranh lành mạnh cho toàn bộ lực lượng lao động trong tổ chức.
Xem thêm: Tầm quan trọng của ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự
Các phần mềm quản trị nhân sự tốt nhất năm 2021
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm về quản trị nhân sự khiến các nhà lãnh đạo phân vân trong vấn đề lựa chọn, vì vậy Pi Institute đã đưa ra một vài gợi ý dưới đây:
– Bitrix24: là nền tảng quản trị nhân sự được 8 triệu doanh nghiệp lựa chọn trên toàn thế giới. Gồm 2 phiên bản: đám mây và tại chỗ với quyền truy cập mã nguồn mở, tích hợp nhiều chức năng như: thông tin nhân viên, biểu mẫu cần thiết, quản lý vắng mặt, báo cáo công việc…
– Conrep: phần mềm PSA của Conrep cung cấp giải pháp đầu cuối cho các tổ chức tư vấn, nhân sự, tuyển dụng và dịch vụ chuyên nghiệp. Conrep hỗ trợ tốt các nhu cầu cần thiết của một tổ chức như: quy trình làm việc, theo dõi và kiểm soát. Các giải pháp được quản lý bằng web giúp tăng hiệu quả của tổ chức, tối đa hóa sử dụng tài nguyên, tạo điều kiện cho nhóm hợp tác, nâng cao trách nhiệm và năng suất cá nhân.
– Monitask: cung cấp các giải pháp nhân sự hỗ trợ tăng năng suất, hiệu quả và trách nhiệm giải trình trong nhóm. Giám sát nhân viên với tính năng theo dõi thời gian, đảm bảo các nhóm tập trung vào nhiệm vụ được giao. Phần mềm hoạt động với nhiều chức năng nhưng đơn giản và dễ sử dụng. Người quản lý cũng có thể truy cập trang tổng quan trên bất kỳ thiết bị nào để theo dõi nhóm mọi lúc, mọi nơi.
Vì sao phần mềm quản trị nhân sự lại quan trọng?
Sự thành công và tăng trưởng của bất kỳ tổ chức nào đều liên quan trực tiếp đến yếu tố con người. Đó là lý do mà mọi doanh nghiệp đều tăng cường công tác quản lý chiến lược và tối ưu hóa hiệu quả làm việc của nhân viên.
Với các mục đích này, phần mềm quản trị nhân sự là sự lựa chọn tối ưu cung cấp các giải pháp kịp thời trong những thời điểm quan trọng nhất. Ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự, việc quản lý nhân viên trở nên tự động hóa, mang đến cho nhân viên trải nghiệm hài lòng và cảm thấy có giá trị trong tổ chức. Dưới đây là năm lý do phần mềm nhân sự lại quan trọng đối với tổ chức:
– Trao quyền cho lực lượng lao động: nhân viên tự động chấm công, liệt kê công việc, xin nghỉ phép, nêu thắc mắc… Cung cấp quyền tự chủ cao hơn và giảm sự phụ thuộc của cá nhân vào bộ phận nhân sự. Quy trình minh bạch này còn cho thấy sự tin tưởng của tổ chức dành cho nhân viên.
– Đơn giản hóa công việc hành chính: phần mềm nhân sự chấm dứt công việc lặp đi lặp lại, tẻ nhạt của nhân sự như chấm công, xử lý bảng lương, hoàn tất thủ tục cho nhân viên mới… và làm cho những công việc thiết yếu này trở nên dễ dàng hơn.
– Cải thiện quản lý con người: phần mềm nhân sự thay đổi cách quản lý nhân viên trong tổ chức bằng cách cung cấp các trải nghiệm làm việc thuận tiện và phù hợp. Điều này không chỉ cải thiện năng suất của tổ chức mà còn giữ chân nhân viên dễ dàng hơn khi họ thấy rằng doanh nghiệp đang quan tâm đến nhu cầu của mình.
– Tập trung quản lý dữ liệu cần thiết: quản lý dữ liệu nhân viên là nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự. Mất dữ liệu có thể ảnh hưởng đến lương thưởng hoặc các quyền lợi khác mà nhân viên được hưởng. Mức độ hài lòng của nhân viên với doanh nghiệp bị giảm đáng kể nếu dữ liệu liên quan đến hiệu suất công việc của họ bị quản lý sai.Với phần mềm nhân sự, thông tin về ngày vào làm, chấm công, thời gian nghỉ, bảng lương, hiệu suất… đều được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Dữ liệu này chỉ được truy cập bởi những người có quyền cần thiết, giúp bảo mật dữ liệu, quyền riêng tư của nhân viên.
– Tăng cường giao tiếp: phần mềm quản trị nhân sự tạo điều kiện giao tiếp liền mạch giữa các nhân viên bằng cách cung cấp quyền truy cập vào hệ thống trò chuyện nội bộ. Với tùy chọn nguồn cấp dữ liệu trực tiếp, bất kỳ ai cũng có thể bắt đầu thảo luận bất cứ lúc nào. Bằng cách này, các nhóm chia sẻ ý tưởng, làm việc trên các dự án và thảo luận các chiến lược mà không gặp rắc rối. Mặc khác, khi có thông báo mới, nhân viên sẽ nhận ngay lập tức qua web hoặc ứng dụng di động. Các mô-đun thực hiện trong hệ thống nhân sự cũng cho phép nhân viên cung cấp và nhận được phản hồi thường xuyên.
Nên ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự khi nào?
Không có câu trả lời chung cho câu hỏi này vì tùy vào mục đích mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những quyết định khác nhau. Nhưng nhìn chung, các công ty đưa ra quyết định ứng dụng phần mềm vào quản trị nhân sự trong các thời điểm sau: thay đổi người lãnh đạo, mở rộng kinh doanh, sáp nhập hoặc mua lại. Các yếu tố khác bao gồm yêu cầu báo cáo quy định mới, tăng trưởng nhanh chóng hoặc nhu cầu lập kế hoạch tốt hơn cho lực lượng lao động trong tương lai.
Ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự vào công tác quản lý nhân viên đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay. Nếu có thể, hãy tham gia khóa học liên quan đến quản trị nhân sự, nó không chỉ giúp lãnh đạo/người phụ trách có cái nhìn bao quát hơn về lĩnh vực mà còn linh hoạt hơn khi kết hợp với phần mềm ứng dụng. Liên hệ với Pi Institute qua Hotline: 0879299220 để nhận tư vấn về khóa học.
Xem thêm: Các kỹ năng quản lý nhân sự cần thiết trong kỷ nguyên 4.0
